Cameleon voorziet een koppeling met een ecommerceplatform (verder webshop genoemd) dat draait onder wordpress/woocommerce.
Deze koppeling zorgt ervoor dat een aantal gegevens uitgewisseld worden met de webshop.
Van Cameleon naar de webshop:
- Families en categoriën
- Producten met fotos
Van de webshop naar Cameleon:
- de ontvangen weborders worden als bestelling aangemaakt in Cameleon
- de bestellers van de ontvangen weborders worden aangemaakt als klant
Erg belangrijk om weten ivm de uitgewisselde gegevens:
- Wijzigingen kant ecommerce: de backoffice laat toe om artikels en categoriën aan te passen, maar hou er rekening mee dat de informatie die van Cameleon komt deze aanpassingen zal overschrijven. Dit is bvb het geval voor de omschrijving, prijs en foto (niet limitatieve lijst) van een artikel. Dit is niet van toepassing op informatie die NIET uit Cameleon komt, bvb de foto van een categorie.
- Wissen artikels of categoriën kant ecommerce: wis geen artikels of categoriën in de backoffice van de webshop die vanuit Cameleon komen. De synchronisatie van Cameleon verwacht deze info te vinden in de webshop en zal in fout vallen als deze niet gevonden wordt. Als u artikels wil verbergen op de site, maak deze dan inactief aan de kant van Cameleon door er de webshop-publicatiedatums aan te passen. Pas na deze procedure kan u ze ook (veilig) verwijderen aan de kant van Cameleon.
- Artikels gewist kant Cameleon maar nog steeds getoond kant ecommerce: als de procedure voor het wissen van artikels niet werd gevolgd zoals beschreven in vorig punt blijven deze artikels 'hangen' in de ecommerce. De enige manier om dit op te lossen is om ze toch en tegen de basis regel voor het wissen in, ze manueel te wissen kant ecommerce.
Hoe synchroniseren?
- De synchronisatie kan gestart worden in het beheer vanuit het menu: Bestand>Synchronisatie>Start synchronisatie
- Als dit synchronisatiescherm open staat en een artikel wordt gewijzigd, wordt meteen een sync gestart en is het artikel binnen de paar minuten aangemaakt of bijgewerkt in de webshop
- Klik op de elipsis (...) naast 'Start synchronisatie' om de auto sync aan te zetten. Hiermee wordt om de 30 minuten (instelbaar in de parameters) automatisch een sync gestart.
Wat is resync?
Als de regels ivm wijzigen en wissen van artikels niet gerespecteerd werden, zal de sync fouten beginnen tonen in de log. De resync probeert een aantal zaken te corrigeren door de tabel met de relatie tussen Cameleon code en ecommerc code van een artikel of categorie her op te bouwen. Deze optie kan dus gebruikt worden als de log fouten begint de vertonen.
Inkomende weborders
Een order in de webshop wordt dus automatisch met de sync ook aangemaakt als Verkooporder in Cameleon. Daarbij wordt de klant ook aangemaakt indien nodig. De normale procedure om dit order te verwerken is als volgt:
- zoek de bestelling op in 'Verkopen>Offertes en bestellingen'. Lees voor wat de verkoopbestellingen betreft er ook eens de documentatie op na.
- Maak van de bestelling een levering. Zie ook Leveringen - Levering op basis van een bestaande bestelling. Er kan gekozen worden om eerst een pakbon te maken en vervolgens een leveringsnota of voor de versnelde procedure zonder pakbon en enkel een leveringsnota.
- Maak van de levering een factuur. Zie ook Leveringen - daar wordt ook uitgelegd hoe een levering te factureren.
Als alternatief voor deze procedure kan gekozen worden om een kasticket te maken en dit dan te factureren. De procedure is dan als volgt:
- maak indien nodig eerst de (web)klant aan
- registreer de webverkoop op de kassa zoals een gewone balieverkoop.
- Best meteen de webklant toewijzen aan deze verkoop
- Betaling - 2 mogelijkheden:
- Maak een betaalwijze 'Webbetalingen' en gebruik deze betaalwijze
- Doe de verkoop schuld. Hoe er in dit geval rekening mee dat de klant in Cameleon met een openstaande schuld zal bijven openstaan. Deze zal dan nog moeten afgeboekt worden door de betaling apart te registreren. Dit meerwerk is enkel nuttig als in de webshop niet noodzakelijk de betaling online geregeld werd.
- Facturatie, 2 mogelijkheden
- Duid de verkoop aan als te factureren, zie knop #129
- Sluit de verkoop af en factureer hem meteen daarna
- het verkooporder dat binnen kwam via de websync wordt niet gebruikt, laat het gewoon zo