Soorten inventaris

• partiële inventaris
• Volledige inventaris

Partiële inventaris

Bij een partiële inventaris wordt slechts een deel van de collectie geteld. Voor de boekhouding en de jaarafsluiting heeft een partiële inventaris weinig zin.

Gebruik een partiële inventaris als daar een reden voor is, bvb:

• controle
• een bepaalde zone in de winkel na bvb water- of andere schade
• terug goed zetten van de aantallen bij producten waarvan de voorraad moeilijk bij te houden is

Volledige inventaris

Zoals de term suggereert wordt bij een complete inventaris alles geteld. Het grote verschil met een partiële inventaris is dat artikels waarvoor geen telling is gebeurd op 0 kunnen gezet worden.

Kies 'Volledige inventaris' voor de jaarlijkse telling zoals is vereist voor de fiscus.

Werking

Opstart

1. Maak eerst een inventaris. Zie menu beheer: Bestand>Voorraad>Inventaris
2. De begindatum heeft een cruciale rol. Tellingen vanaf deze datum voor eenzelfde artikel worden bij elkaar opgesteld (zie verder 'Normale telling')
3. De eindedatum is enkel informatief en heeft in tgegenstelling tot de begindatum niet echt een functie.
4. Tellingen kunnen rechtstreeks ingevoerd worden in het inventaris programma maar doorgaans gebeurt de invoer via het programma Tellingen

Tellingen

Van elke telling zijn 3 elementen belangrijk:

• artikel
• aantal
• Type lijn

Types lijnen

Normale telling

Een eerste telling van een artikel wordt de fysische voorraad vervangen door de getelde voorraad. Van volgende lijnen voor hetzelfde artikel wordt het aantal bijgeteld bij de fysische voorraad. Het aantal van een telling kan positief zijn of negatief. Een negatieve lijn corrigeert vorige tellingen.

Herstart telling

Als van een artikel er veel lijnen en correcties zijn waardoor men het overzicht verloren is, kan een lijn van het type 'Herstart telling' gebruikt worden. Het aantal van een 'Herstart telling' vervangt dan alle voorgaande lijnen.

Reset to zero

Artikels die niet geteld worden blijven onaangeroerd. Hun voorraad blijft zoals die was. Op het einde van de inventaris kan gekozen worden om de ongetelde artikels op 0 te zetten: 'Inventaris>Zet ongeteld op 0'.

Controlelijsten

Er zijn 4 controlelijsten beschikbaar:

• Algemene controlelijst
• Lijst van de artikel met theoretische voorraad maar die niet geteld zijn (waarschijnlijk vergeten)
• Grootste afwijking op aantal: de artikels zijn gesorteerd op afwijking in aantal, de grootste eerst
• Grootste afwijking in waarde: de artikels zijn gesorteerd op afwijking in waarde, de grootste eerst

Deze lijsten kunnen helpen om fouten op te sporen.

Inventaris lijst

De inventaris lijst is de lijst die gebruikt wordt voor de fiscus:

• geeft de berekening van de waarde van de voorraad 
• in netto aankoopprijs 
• van een bepaalde winkel 
• op een bepaalde datum (situatie einde van de dag)

De lijst hoeft niet noodzakelijk op die afsluit datum getrokken te worden. De voorraad wordt terug gerekend indien nodig.

Goed om weten

Tellingen die gebeurd zijn na de afsluitdatum van het boekjaar worden correct verrekend in de inventarislijst. Dat betekent dat zelfs als de tellingen na de afsluitdatum gebeurd zijn, toch een correcte inventaris wordt berekend. Of in andere woorden, als bijvoorbeeld afgesloten wordt op 31/12 kan gerust geteld worden in januari van het nieuwe jaar met als resultaat een inventarislijst met een gecorrigeerde situatie op 31/12.

Retours, defecte- onvolledige- en beschadigde artikels

Alle 'speciale gevallen' zitten normaal nog in de voorraad. Ofwel is de anomalie vastgesteld voor dat het artikel is verkocht en zit het nog in de voorraad, ofwel is het artikel teruggebracht en aan de kassa in negatief verrekend waardoor het ook weer in de voorraad zit.

Het is aan te raden om deze artikels op regelmatige basis uit de voorraad te halen met een diverse voorraadbeweging.

Vaak blijven ze echter in een donker hoekje liggen. Verwerk ze ten laatste de dag van de jaarafsluiting door ze uit voorraad te boeken met een diverse voorraadbeweging. Doe je dat niet, dan zijn ze onverbiddellijk meegerekend in de inventarislijst.

Zijn de retours toch onverwerkt gebleven bij de inventaris:

Dit is niet echt een probleem, tel ze gewoon niet mee. Je hebt dan evenwel geen spoor van deze speciale gevallen. Ze verdwijnen als voorraadverschillen uit de voorraad.

Hoe kan het dat een inventaris die gebeurt na de jaarafsluiting toch een correcte inventarislijst oplevert?

Alle voorraadbewegingen worden altijd in detail bijgehouden: artikelnummer, aantal, datum en soort beweging. Ze zijn de basis voor het aantal in voorraad dat het systeem bijhoudt.

Deze manier van werken laat toe om op elk moment te kijken hoe het aantal in voorraad is tot stand gekomen. Daarnaast laat deze werkwijze ook toe om de voorraad terug te rekenen op elk moment in het verleden.

De inventarislijst is een situatie van de voorraad op een datum in het verleden. Daarbij neemt het systeem de voorraad op het moment van het-afdrukken-van-de-lijst en rekent alle bewegingen terug tot de gekozen datum van de lijst. Er is echter 1 uitzondering: de bewegingen als gevolg van de inventaristelling worden niet terug gerekend. Daardoor kan een correcte voorraadlijst op de afsluitdatum worden opgesteld.

Een voorbeeld brengt wat meer duidelijkheid: